W każdej instytucji wymaga się sprawnej komunikacji czy to z klientami, czy między pracownikami. Dostępność firmy – możliwość kontaktu, przekłada się na postrzeganie i zaufanie klientów. Urządzenia, które umożliwiają realizację tych funkcjonalności przechodzą w ostatnim czasie burzliwy rozwój. Niewątpliwie przyczynia się do tego rozwój technologiczny i zapotrzebowanie na łatwość i szybkość komunikacji. Zdarza się jednak, że możliwość porozmawiania i szybkiego wyjaśnienia sprawy podczas rozmowy telefonicznej nie jest już możliwa. Zdarza się, że brakuje nam dotychczasowego sposobu komunikacji, gdy firmy nie publikują telefonów kontaktowych.

Jeśli centrale telefoniczne opisywać wg funkcjonalności, to są to urządzenia, których dotychczasowym zadaniem było głównie zapewnienie w firmie połączenia głosowego. Centrala łączyła telefony abonentów w jedną sieć telefoniczną przedsiębiorstwa. Dzisiaj wiele z tych nawet archaicznych rozwiązań ciągle pracuje, są niezwykle istotne w firmach produkcyjnych, handlowych czy urzędach administracji. 

Z biegiem czasu zmieniająca się rzeczywistość powoduje jednak, że oczekiwania użytkowników i administratorów w stosunku do sprzętu telekomunikacyjnego rosną, a wiele starszych urządzeń nie jest w stanie sprostać wymaganiom. Inne oczekiwania będą więc na halach produkcyjnych, inne w biurze, a jeszcze inne na sali konferencyjnej. 

Integracja systemu telekomunikacyjnego z infrastrukturą informatyczną

W ostatnich latach znacząco wzrosła konieczność integracji systemu telekomunikacyjnego z infrastrukturą informatyczną. Firmy oczekują możliwości sterowania serwerem telekomunikacyjnym bezpośrednio z aplikacji, integracji centrali z systemem CRM obsługującym przedsiębiorstwo. Pojawia się konieczność podłączenia abonentów po sieci komputerowej, zmiany łącza do operatora telekomunikacyjnego. Inną często spotykaną funkcjonalnością to rozszerzenie łączności na hale produkcyjne bądź magazynowe, gdzie użytkownicy są mobilni – nie przywiązani do swojego stanowiska pracy. W takim przypadku jest realizowany inny sposób podłączania niż komórkowa sieć GSM.

Wybrane możliwości i oczekiwania stawiane współczesnym centralom telefonicznym:

• możliwości realizacji połączeń i przełączania rozmów;
• nagrywanie realizowanych rozmów i łatwy dostęp do zarchiwizowanych zasobów;
• system rozliczania i ewidencji połączeń przychodzących i wychodzących z firmy;
• przegląd stanu użytkowników wolny/zajęty/na przerwie analiza ich wydajności;
• zapowiedzi słowne, poczta głosowa, 
• sieciowanie zdalnych oddziałów firm, oddalonych budynków przedsiębiorstwa;
• możliwość wysyłania sms do pracowników lub kontrahentów;
• zapewnienie łączności bezprzewodowej na terenie firmy;
• łatwość w integrowaniu z rozwiązaniami innych producentów;

To jedne z ważniejszych funkcjonalności, których oczekujemy od współczesnej centrali telefonicznej.

Wiele z pracujących jeszcze urządzeń pamięta lata 80-te zeszłego wieku. Są nadal eksploatowane bo spełniają swoje podstawowe funkcje i niejednokrotnie obsługują znaczną liczbę abonentów. Jednak z roku na rok jest to coraz mniejszy odsetek. Na pewno można ocenić te urządzenia  jako trwałe, jednak w przypadku pojawiających się uszkodzeń często niemożliwe do naprawy ze względu na brak komponentów. Głównym powodem złomowania tych wysłużonych ale jeszcze działających maszyn jest przepaść technologiczna.

Jednak w każdej instytucji istnieje konieczność komunikacji z pracownikiem. Firma jest bardziej przystępna, lepiej postrzegana, łatwiej realizuje swoje zadania jeśli udostępnia możliwość nawiązania rozmowy z pracownikiem nie tylko poprzez e-mail.